J'ai lu récemment une étude très intéressante publiée par le journal du net sur les erreurs du chef de projet débutant.
Je vous livre ici ma synthèse et quelques add-on suite à mon expérience personnelle.
"Il faut créer un esprit d'équipe"
Il est très important qu'une équipe soit soudée, que chacun reconnaisse la légitimité de l'autre. Pour moi, la hiérarchie ne doit pas être marquée, il faut un respect mutuel. Si chacun se sent l'égal de l'autre, avec ses propres compétences et sa complémentarité, toute l'équipe pourra rester motivée.
Le chef de projet doit être un réel communicant, sachant cerner les personnalités de chacun, forçant le dialogue et valorisant les efforts.
Il doit également donner en permanence une vision d'ensemble du projet à toute l'équipe.
"Il faut travailler ensemble"
Des échanges réguliers sont la clef d'un projet réussi. Trop souvent les membres de l'équipe s'enferment pour réaliser leurs tâches chacun dans leur coin puis râlent lorsqu'un changement de cap les obligent à refaire une bonne partie du travail.
Pour éviter cela, il faut clairement impliquer chacun à la réflexion du projet, c'est non seulement une source de motivation, mais également une excellente source de propositions et d'amélioration du projet. Tout le monde y gagne.
Il est également très important d'avoir ces réflexions avec le client (il faut d'ailleurs adapter son discours en fonction du profil du client).
Un travers à éviter de la part du chef de projet débutant est la communication non verbale (par mail ou par tchat) car cela peut vraiment être perçu comme un acte de lâcheté ou de manque de confiance en soi. D'autre part, cela ralenti les idées. En revanche, il est évident que chaque décision, chaque réunion ou évolution du projet doit être consigné par écrit et mis à la disposition de chacun (extranet, wiki, etc. sont autant d'outils très performants).
"Il ne faut pas perdre de vue l'objectif"
Oui un projet évolue, oui de nouvelles idées sont les bienvenues, oui chaque membre de l'équipe à son mot à dire MAIS il ne faut pas perdre de vue l'objectif qui est la satisfaction du client. Cette satisfaction passe par un travail de qualité, des délais respectés et un développement conforme au cahier des charges. Il faut aussi être conscient que tout excès de zèle peut se retourner contre vous et que toute fonctionnalité offerte à votre client ne vous excusera pas d'un retard dans le planning.
"Il faut participer à la définition du projet"
Il faut clairement insister pour participer à la définition du projet et être une réelle force de proposition. Qui seront les utilisateurs finaux ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quels moyens seront alloués ? Quels seront les rôles de chaque participant ? Qui sont les interlocuteurs chez le client ?
Le cahier des charges doit être le plus précis possible, étudiez scrupuleusement votre lettre de mission afin d'anticiper chaque problème. Il vous en sera clairement tenu rigueur si vous ne soulevez un point bloquant que plusieurs semaines après avoir eu les éléments portés à votre connaissance.
Il en est de même pour la constitution de l'équipe : évitez le copinage et soyez clairement objectif. Choisissez les compétences plutôt que le relationnel. Un groupe trop soudé peut manquer d'esprit critique.
"Mettez en place un bon tableau de bord"
Un bon outil permet de piloter le projet. Il doit vous permettre de savoir où vous en êtes, mais également d'identifier et de suivre les facteurs de succès et d'échecs.
En fonction des objectifs à atteindre, construisez les bons indicateurs qui peuvent se traduire par un pourcentage d'exécution d'une tâche, d'une corrélation avec le délai imparti. Il est également intéressant d'introduire une notion de qualité du travail réalisé (à usage interne).
Limitez les indicateurs (10 maximums) afin que le reporting reste lisible, compréhensible et ... utile.
"Donnez vous le temps de la réflexion"
Nous sommes la plupart du temps "la tête dans le guidon", surchargés de travail. Mon expérience m'a appris à m'imposer des plages de réflexion. Si d'instinct on se dit que cela va à contre-sens, que l'on va être encore plus "à la bourre" et qu'on ne s'en sortira pas, et bien c'est tout l'inverse qui se produit. En effet, le calme de la réflexion nous conduit dans 100% des cas à trouver des solutions qui nous font gagner du temps, qui nous remmobilisent et nous remotivent pour, au final, offrir une qualité de service meilleure.
Il m'a fallut presque 10 ans pour comprendre cela.
En conclusion, un chef de projet doit être dynamique, organisé, franc et très présent.
J'ajouterai que le profil "multi-spécialiste" est un très grand atout : avoir une connaissance en développements, en graphisme, en marketing, en gestion et en communication est l'assurance de pouvoir piloter un projet de bout en bout, d'évaluer très rapidement le planning, d'apprécier (et donc de féliciter) le travail de son équipe et de mettre le holà sur des demandes client qui sortent du cadre prédéfini.
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