Un guide pour faire du business à San Francisco

Après avoir défini la forme juridique de l'entité (cf billet précédent), il est nécessaire de connaître toutes les formalités obligatoires pour s'établir à San Francisco.

I) Les exigences locales

Le zoning
Avant tout, il faut déterminer la zone de domiciliation de votre société, mais attention, vous ne pouvez pas vous implanter où bon vous semble. San Francisco a légiféré en la matière. Il faut donc vous renseigner si le lieu prévu est éligible, sans quoi les "City Inspectors" pourront vous contraindre à fermer (avec toutes les charges que cela suppose).
Vous avez à votre disposition le GIS (Geographic Information System) disponible ici.

Le "Business Tax Registration Certificate"
Ce numéro d'enregistrement doit être demandé dans les 15 jours de la création. Il sera délivré pour une année fiscale (du 1er juillet au 30 juin) mais devra être renouvelé chaque année avant la fin février. Son coût varie de 25 à 500 $.

"Fictitious Business Name Registration"
Ce formulaire est à remplir dans les 40 jours de la création par toute personne qui fait du commerce sous un autre nom que le sien (typiquement 99,9% des entrepreneurs).
San Francisco met à disposition un site internet permettant de savoir si le nom de la société est libre. Attention, il est de votre devoir de vous assurer que le nom que vous avez choisi, même s'il est libre à SF, ne déroge pas aux droits de personnes basées dans un autre Etat.
Vous avez ensuite 30 jours après la soumission du formulaire pour faire paraître le nom de votre société dans un journal d'annonces légales et en fournir la preuve au "County Clerk".

Permis et licences supplémentaires
Certains secteurs d'activité peuvent nécessiter des permis ou des licences supplémentaires. Dans le cas de services web, pas d'obligation particulière.


II) Les exigences de l'Etat de Californie

"Seller's Permit"
Le seller's permit n'est pas nécessaire dans le cadre d'une start-up.

"Use Tax"
Vous devez payer à l'Etat de Californie la Use Tax si vous utilisez du matériel acquit chez un revendeur n'acquittant pas cette taxe en Californie.

Retenues à la source, assurance et taxes
En tant qu'employeur, dès que le seuil des 100$ de salaire est franchi, vous devez impérativement vous faire connaître des services de l'Employment Development Department (EDD) dans les 15 jours.
Comme en France, les taxes sur les salaires sont très complexes, il est donc sage de vous rapprocher de votre expert-comptable américain.

Workers' Compensation Insurance
Tout employeur doit souscrire une assurance contre les accidents du travail.

Licences
De même que la ville de San Francisco peut imposer une licence pour certains métiers, l'Etat de Californie peut procéder de même. Se référer au site du Department of Consumer Affaires.

Business Tax
Toute société est concernée par les Business Taxes. S'adresser à l'IRS (Internal Revenue Service).


III) Les exigences Fédérales

Retenue à la source des charges salariales
En tant qu'employeur, vous devez prélever et payer les charges salariales, la sécurité sociale et l'équivalent de notre ex-ASSEDIC (Federal Unemployment Tax - FUTA).

Brevets et marques
Aux Etats-Unis on distingue 3 types de protection :

• Le Copyright qui protège une œuvre originale ou littéraire,
• le Patent qui protège les inventions,
• Le Trademark qui est un mot, groupe de mots, symbole ou design qui identifie de manière unique votre produit ou service.

Ces aspects sont décrits dans un billet précédent.

Pour conclure, il est évident que s'aventurer seul dans la création d'une structure aux US est réservé aux personnes bilingues et ayant du temps. Il est fortement conseillé de s'adresser à un avocat.